контекстная реклама    веб-аналитика    книги    продуктивность    обо мне
19 октября 2014, 17:01

Техника пустого инбокса и моя система личной эффективности

Прошел с коллегами из It-Agency тренинг «Джедайская техника пуcтого инбокса» Максима Дорофеева. Научился управлять задачами и доводить дела до конца. Спустя 3 недели расскажу что именно я получил, как дорабатывал систему личной эффективности, с какими проблемами столкнулся.

Тренинг

Максим Дорофеев создал тренинг на базе GTD, это сразу меня подкупило. Я читал GTD Аллена, но внедрить в жизнь так и не смог. Когда я узнал, что Максим будет вести тренинг внутри агентства, сразу же записался. Решил, что опытный консультант поможет покорить GTD и иcпользовать на постоянной основе. По заявлению автора тренинг идеально подходит командам проектов.

Проходим тренинг с Балийского офиса

Тренинг шел 16 часов. За это время мы успели разобрать теорию, отработать на практике естественное планирование задач, сортировку, формулирование целей. Самая полезная часть — практическая. Мы работали по своим реальным спискам задач. Максим с удовольствием копался в списках: уточнял мотивацию, правил формулировки, помогал сортировать задачи.

Тезисы

«Входящее» или «инбокс» — это всё, что ждет от нас решения. Входящие письма, открытые вкладки браузера, неразобранные файлы на рабочием столе — всё это инбоксы. Мозг спокоен, когда инбоксы пусты, а задачи записаны.

Базовые правила

— Инбокс нужно регулярно чистить;
— задачи отделять от справочной информации;
— применять естественное планирование для части задач;
— в день мы принимаем ограниченное число решений;
— хорошие мысли приходят в чистый мозг;
— нужно просматривать все задачи с разными приоритетами одним списком;
— задачи должны коррелировать с жизненными целями: «мы хотим, а не от нас хотят»;
— «инбокс пустой» и «все письма прочитаны» — это разные состояния;
— нужно заводить регулярную задачу на обзор своей системы личной эффективности;
— головой надо думать, а запоминать — устройствами. Нужен быстрый способ записывать мысли;
— нужен только один основной список задач, инбоксов может быть больше;
— ежедневно надо делать обзор списка задач.

Алгоритм разбора инбокса.

Естественное планирование по Дорофееву включает логичеcкое мышление и творческое.

  1. Мотиватор: зачем нам это нужно. Логическое.
  2. Видение результата: что мы получим в итоге. Творческое.
  3. Мозговой штурм. Логическое.
  4. Организация. Творческое.
  5. Следующий шаг. Логическое.

Задача — это минимальная сущность системы. Любое дело мы дробим на задачи, которые выполняем за 30 минут. Хорошо составленная задача не заставляет думать с чего начать.
Если не видно задач, за которые можно браться, надо поставить задачу: «Потупить 15 минут над задачей ...».

«Вещи не на своем месте» тратят энергию, от них надо избавляться. Это про закладки браузера, неразобранные файлы на рабочем столе, неоплаченные счета. Мозг любит порядок. Любая вещь не на своем месте заставляет мозг думать, тратить энергию и принимать решения.

Про метод пустого инбокса Максим рассказал в видео. В нем выжимка основных вещей.

Как я внедрял знания в жизнь

До тренинга у меня были проблемы с управлением задачами . Личные держал отдельно от рабочих, списков задач было несколько — система не работала,.
Я использовал сервис Active Collab для рабочих проектов и Google Task Panel для коротких рабочих дел и личных задач. Инбоксов было много, в почте висело 86 непрочитанных писем. Я не различал четко статусы «0 непрочитанных писем» и «инбокс пуст».

Для начала я вытащил списки задач из разных источников, отсортировал на листочках. Не стал сразу пробовать софт, решил обкатать механику: Inbox → сортировка → естественное планирование → формулировка задач. Из зоны хаоса постепенно создавал зоны порядка.

Первые 2 недели вел планирование на стикерах, чтобы прочувствовать механику

Через неделю после основного тренинга прошел мини-семинар: каждый участник делился достигнутыми результатами. На тот момент я еще не определился какой софт использовать, решил послушать других. Одни адаптировали Evernote, другие превратили почту в таск-менеджер, третьи использовали Doit.Im.
Решил остановиться на Doit.Im. Простой интерфейс может всё, что нужно для системы Дорофеева.

Задачи в Doit.Im распределены по проектами

Рекомендую настроить горячие клавиши. Можно добавлять задачи в 2 клика, прикреплять тегом к проекту или контексту.

Диалоговое окно для быстрого добавления задачи или мысли в инбокс

Я вошел во вкус на третей неделе. Продолжил чистку всевозможных инбоксов. Рабочий стол, закладки браузера, заметки в Evernote.
Скрыл расширения для браузера, разобрался с закладками.

Расширения браузера после чистки

Моя система управления задачами

Doit.IM —десктопная версия + веб версия. Основной список задач там.
Active Collab — рабочий менеджер задач. Все задачи из Active Collab руками переносятся в Doit.Im. Большие задачи из Collab дробятся на маленькие и только после этого попадают в Doit.Im.
Строгий Помидор — расширение для Chrome. Для работы короткими 25-минутными интервалами.
Evernote — только для справочной информации. Его можно заменить на Google Docs, но я использую расширения для Evernote, такие как Skitch.
Wisemapping — для майндмэпов.

Принципы

Пустой инбокс, пустая почта, чистый мозг.
Каждое письмо, которое требует моей реакции превращается в задачу, попадая в Inbox Doit.Im.
Мысль или быстрая задача в два клика попадает в инбокс Doit.Im: клавиши Ctrl+Shift+W.
Рабочие и личные задачи — в одном месте. Я один, жизнь одна, разделение не работает.
Большие рабочие задачи из Active Collab разбиваю на маленькие и конкретные, после чего отправляю в единый список задач в Doit.Im.
В Doit.Im создал 4 категории задач: Today, Next (на этой неделе), Someday, Waiting (жду от других людей). Такие категории позволяют работать в режиме недельных итераций по рабочим проектам.
Помидор — 25-минутная концентрированная работа над задачей, после чего 5 минут отдыха.
Раз в день — обзор системы и глобальных целей. Раз в день — обзор задач.
Mindmap «Карта Мира» обновляю раз в месяц по выходным.

Я рекомендую тренинг Дорофеева всем, кто имеет дела с проектами, управлением и множеством задач. Поможет настроить баланс жизнь/работа. На выходе получите чистый мозг, спокойствие и пустую почту.

C чего начать прямо сейчас

  1. Посмотрите видео. В нем философия техники — выжимка от Максима.
  2. Выпишите все, что вас волнует или ждет вашего решения — создайте список обощенных входящих.
  3. Обработайте входящие с помощью схемы. Разделите сущности, по которым вам что-то нужно сделать от справочной информации, которую нужно куда-то сложить.
  4. Создайте задачи и перенесите их в список задач.
  5. По задачам, для которых не видно следующего шага, проведите естественное планирование.
  6. Выберите софт для списков задач.
  7. Очистите все свои инбоксы.
  8. Создайте регулярную задачу на аудит системы личной эффективности.
10 комментариев
oleg

Илья, а подскажите какими расширениями пользуетесь в хроме?

Илья Ерошкин

Активно пользуюсь только несколькими расширениями:
— Last Pass. Менеджер паролей.
— Google Analytics Debugger. Отладчик отработки кода GA.
— Tag Assistant by Google. Проверка работы тегов GA, Аdwords.
— Edit This Cookie. Менеджер Сookie.
— Awesome Screenshot. Скриншоты области экрана и всей страницы.
— RSS Feed Reader. Просто RSS ридер.
— Строгий помидор. Таймер с возможностью блокировки сайтов.

Не так активно:
— One Tab. Сворачивает все вкладки в одну.
— Evernote Clearly. Представляет страницу в удобном для чтения формате.

Иван Пагодин

Добрый день, Илья!

Спасибо за пост, очень полезно, особенно понравились рекомендации того, что надо сделать сейчас. А как у вас устроено хранание справочной информации? Какими пользуетесь методами? В книге Аллена рассказывается про сложную систему управления справочной информацией.
Еще интересует работете ли вы с контекстами? Мне очень попогают контексты: домашний компьютер, дом. Кто-то пользуется контекстами, связанными с походом в магазин.

Илья Ерошкин

Иван, спасибо!

Для хранения справочной информации сейчас стараюсь использовать Google Docs. До этого использовал Evernote. По мненю Максима Дорофеева Evernote не лучшее место для хранения справочной информации. Возможно, найду что-то более удобное.

Контексты пока не использую, т. к. нет четкого разделения дом/работа. Хочу добавить контексты под свободное время: «посмотреть полезные видео» и «прочитать полезную статью».

Кирилл

Илья!
Механика раскрыта. Каковы результаты? Увеличились ли надои? Зарплата? Стало спокойнее?

Илья Ерошкин

Спасибо!

Результаты отличные.
Точно стало спокойнее, не нужно пытаться ничего запоминать.
Ну и то самое чувство, когда одну за одну вычеркиваешь сделанные задачи, оно классное.
Стал больше успевать, особенно в плане личных задач и саморазвития.

Александр

Илья, хороший обзор! Начал пользоваться Doit.im, крутая тема.

Хотелось бы подробнее про Mindmap «Карта Мира». Это из аллена? Адаптировал как-то существенно под себя?

Илья Ерошкин

Mindmap «Карта Мира» — это Mindmap всего, что вас окружает. В нём — вся жизнь, всё, что есть в голове.

Делаю его по правилам классического Mindmap'a Бьюзена: верхние категории без строгой иерархии.

Не уверен, что это из Аллена.

Иван

Илья, спасибо за подробный рассказ про то, как ты внедрил систему Макса.

Жданько Николай

А getpocket.ru на ваш взгляд подойдет для хранения справочной инфы?

Еще вопрос, есть ли ссылка на более подробную информацию про естественное планирование?

За пост большое спасибо, личные кейсы всегда мотивируют-)

Илья Ерошкин

Ссылок на более подробное описание естественного планирования я не нашёл.
Нашёл такую последовательность:
— определяем мотиватор (вопрос ЗАЧЕМ?),
— представляем результат (ЧТО?),
— идем на мозговой штурм,
— организуем работу,
— следующий шаг.

Смысл в том, что часть шагов из списка логическое обоснование, а часть — эмоциональное.

Getpocket.com изучу, спасибо за наводку. Пока использую для справочной информации связку Evernote + Google Docs. Ни одно из решений мне не нравится. Слышал про минималистичный клиент для Evernote под Mac: alternoteapp.com. Если перейду на Мак, обязательно его попробую.

Важное требование к справочной информации: она должна быть чистая и переработанная. То есть, «статья, чтобы прочитать потом» — это не справочная информация, это входящее в инбоксе. Прочитанная и сохранённая статья или выписанные из неё мысли — это справочная информация.

Спасибо за отзыв:)

Никита

Спасибо за статью!

Сочетание клавиш Ctrl+Shift+W в Хроме сворачивает браузер вместо добавления задачи. :-)

Dmitry

Не понятно как получается разбить задачи продолжительностью более 30 минут на подзадачи?
Вот, например, есть задача на 4 часа (и это круто, что так точно определена задача в моем случае) как тут делать? Она уже в принципе не дробится: распилить бревно пополам 1 раз, на что уйдет, например, 4 часа. Как тут поступать?

Илья Ерошкин

Тут вся суть как раз в формулировке. У меня почти не бывает неделимых задач на 3-4 часа.
Если совсем не делится, то поступаю так:
— Формулирую так как надо «распилить бревно»,
— приступаю к задаче,
— доделал логическую часть, нужен перерыв. В выполненное пишу «распилить бревно — 1»,
— в план пишу «распилить бревно — 2»,
— завершаю всю задачу.

Зачем это делать, ведь можно просто сделать задачу «распилить бревно» и переместить в выполненное по факту завершения? Это нужно, чтобы быстрее включиться в работу и чтобы видеть результат. Если сегодня у меня уже не двух часов на завершение задачи, я пишу в план на завтра «распилить бревно — 2», а выполненное перемещаю «распилить бревно — 1». А на сегодня план выполнен и результат есть.

Метод спорный, не для всех.

Oleg

Привет!

Есть пара вопросов по статье — http://ilyaeroshkin.ru/blog/all/tehnika-pustogo-inboksa-i-moya-sistema-lichnoy-effektivnosti/

Можешь ответить?

— в день мы принимаем ограниченное число решений;
что подразумевает под “решениями”?
почему ограниченное?

— нужно просматривать все задачи с разными приоритетами одним списком;
почему?

Видео недоступно по ссылке. Можно попросить переложить?

Спасибо!

Илья

Здравствуйте, очень интересная статья, но видео не работает, можете обновить ссылку?

Ваш комментарий
адрес не будет опубликован

ХТМЛ не работает

Ctrl + Enter
Популярное