Прошел с коллегами из It-Agency тренинг «Джедайская техника пуcтого инбокса» Максима Дорофеева. Научился управлять задачами и доводить дела до конца. Спустя 3 недели расскажу что именно я получил, как дорабатывал систему личной эффективности, с какими проблемами столкнулся.

Тренинг

Максим Дорофеев создал тренинг на базе GTD, это сразу меня подкупило. Я читал GTD Аллена, но внедрить в жизнь так и не смог. Когда я узнал, что Максим будет вести тренинг внутри агентства, сразу же записался. Решил, что опытный консультант поможет покорить GTD и иcпользовать на постоянной основе. По заявлению автора тренинг идеально подходит командам проектов.

Проходим тренинг с Балийского офиса

Тренинг шел 16 часов. За это время мы успели разобрать теорию, отработать на практике естественное планирование задач, сортировку, формулирование целей. Самая полезная часть — практическая. Мы работали по своим реальным спискам задач. Максим с удовольствием копался в списках: уточнял мотивацию, правил формулировки, помогал сортировать задачи.

Тезисы

«Входящее» или «инбокс» — это всё, что ждет от нас решения. Входящие письма, открытые вкладки браузера, неразобранные файлы на рабочием столе — всё это инбоксы. Мозг спокоен, когда инбоксы пусты, а задачи записаны.

Базовые правила

— Инбокс нужно регулярно чистить;
— задачи отделять от справочной информации;
— применять естественное планирование для части задач;
— в день мы принимаем ограниченное число решений;
— хорошие мысли приходят в чистый мозг;
— нужно просматривать все задачи с разными приоритетами одним списком;
— задачи должны коррелировать с жизненными целями: «мы хотим, а не от нас хотят»;
— «инбокс пустой» и «все письма прочитаны» — это разные состояния;
— нужно заводить регулярную задачу на обзор своей системы личной эффективности;
— головой надо думать, а запоминать — устройствами. Нужен быстрый способ записывать мысли;
— нужен только один основной список задач, инбоксов может быть больше;
— ежедневно надо делать обзор списка задач.

Алгоритм разбора инбокса.

Естественное планирование по Дорофееву включает логичеcкое мышление и творческое.

1. Мотиватор: зачем нам это нужно. Логическое.
2. Видение результата: что мы получим в итоге. Творческое.
3. Мозговой штурм. Логическое.
4. Организация. Творческое.
5. Следующий шаг. Логическое.

Задача — это минимальная сущность системы. Любое дело мы дробим на задачи, которые выполняем за 30 минут. Хорошо составленная задача не заставляет думать с чего начать.
Если не видно задач, за которые можно браться, надо поставить задачу: «Потупить 15 минут над задачей ...».

«Вещи не на своем месте» тратят энергию, от них надо избавляться. Это про закладки браузера, неразобранные файлы на рабочем столе, неоплаченные счета. Мозг любит порядок. Любая вещь не на своем месте заставляет мозг думать, тратить энергию и принимать решения.

Про метод пустого инбокса Максим рассказал в видео. В нем выжимка основных вещей.

Как я внедрял знания в жизнь

До тренинга у меня были проблемы с управлением задачами . Личные держал отдельно от рабочих, списков задач было несколько — система не работала,.
Я использовал сервис Active Collab для рабочих проектов и Google Task Panel для коротких рабочих дел и личных задач. Инбоксов было много, в почте висело 86 непрочитанных писем. Я не различал четко статусы «0 непрочитанных писем» и «инбокс пуст».

Для начала я вытащил списки задач из разных источников, отсортировал на листочках. Не стал сразу пробовать софт, решил обкатать механику: Inbox → сортировка → естественное планирование → формулировка задач. Из зоны хаоса постепенно создавал зоны порядка.

Первые 2 недели вел планирование на стикерах, чтобы прочувствовать механику

Через неделю после основного тренинга прошел мини-семинар: каждый участник делился достигнутыми результатами. На тот момент я еще не определился какой софт использовать, решил послушать других. Одни адаптировали Evernote, другие превратили почту в таск-менеджер, третьи использовали Doit.Im.
Решил остановиться на Doit.Im. Простой интерфейс может всё, что нужно для системы Дорофеева.

Задачи в Doit.Im распределены по проектами

Рекомендую настроить горячие клавиши. Можно добавлять задачи в 2 клика, прикреплять тегом к проекту или контексту.

Диалоговое окно для быстрого добавления задачи или мысли в инбокс

Я вошел во вкус на третей неделе. Продолжил чистку всевозможных инбоксов. Рабочий стол, закладки браузера, заметки в Evernote.
Скрыл расширения для браузера, разобрался с закладками.

Расширения браузера после чистки

Моя система управления задачами

Doit.IM —десктопная версия + веб версия. Основной список задач там.
Active Collab — рабочий менеджер задач. Все задачи из Active Collab руками переносятся в Doit.Im. Большие задачи из Collab дробятся на маленькие и только после этого попадают в Doit.Im.
Строгий Помидор — расширение для Chrome. Для работы короткими 25-минутными интервалами.
Evernote — только для справочной информации. Его можно заменить на Google Docs, но я использую расширения для Evernote, такие как Skitch.
Wisemapping — для майндмэпов.

Принципы

Пустой инбокс, пустая почта, чистый мозг.
Каждое письмо, которое требует моей реакции превращается в задачу, попадая в Inbox Doit.Im.
Мысль или быстрая задача в два клика попадает в инбокс Doit.Im: клавиши Ctrl+Shift+W.
Рабочие и личные задачи — в одном месте. Я один, жизнь одна, разделение не работает.
Большие рабочие задачи из Active Collab разбиваю на маленькие и конкретные, после чего отправляю в единый список задач в Doit.Im.
В Doit.Im создал 4 категории задач: Today, Next (на этой неделе), Someday, Waiting (жду от других людей). Такие категории позволяют работать в режиме недельных итераций по рабочим проектам.
Помидор — 25-минутная концентрированная работа над задачей, после чего 5 минут отдыха.
Раз в день — обзор системы и глобальных целей. Раз в день — обзор задач.
Mindmap «Карта Мира» обновляю раз в месяц по выходным.

Я рекомендую тренинг Дорофеева всем, кто имеет дела с проектами, управлением и множеством задач. Поможет настроить баланс жизнь/работа. На выходе получите чистый мозг, спокойствие и пустую почту.

C чего начать прямо сейчас

1. Посмотрите видео. В нем философия техники — выжимка от Максима.
2. Выпишите все, что вас волнует или ждет вашего решения — создайте список обощенных входящих.
3. Обработайте входящие с помощью схемы. Разделите сущности, по которым вам что-то нужно сделать от справочной информации, которую нужно куда-то сложить.
4. Создайте задачи и перенесите их в список задач.
5. По задачам, для которых не видно следующего шага, проведите естественное планирование.
6. Выберите софт для списков задач.
7. Очистите все свои инбоксы.
8. Создайте регулярную задачу на аудит системы личной эффективности.